Een EHBO- en noodkaart voor een klein feest maken

Bij een klein feest lijkt een veiligheidsplan al snel overdreven. Toch helpt juist een eenvoudig A4 wanneer iemand valt, onwel wordt, een brandlucht ruikt of de ruimte te vol raakt. Het doel is niet dat vrienden voor hulpverlener spelen. Het doel is dat iedereen weet wie de leiding neemt, welk adres aan de hulpdiensten wordt doorgegeven, waar de EHBO-set ligt en wanneer muziek of programma direct stopt.

Begin met de grens van de noodkaart

Een noodkaart vervangt geen vergunning, locatie-instructie, ontruimingsplan of professionele beveiliging. Bij acuut gevaar bel je 112 en volg je de aanwijzingen van de meldkamer. De kaart helpt vooral om niet eerst in een groepsgesprek te hoeven zoeken naar een adres of verantwoordelijke. Houd medische handelingen beperkt tot wat iemand aantoonbaar kan en mag doen. Ga niet zelf diagnosticeren en verplaats een gewonde niet zonder reden; zorg voor veiligheid, bel hulp en blijf rustig communiceren.

Maak het document voor de concrete plek. Een kaart met algemene tips is minder bruikbaar dan een half A4 met exact adres, verdieping, ingang, deurcode en herkenningspunt. Controleer deze gegevens tijdens de voorbereiding. Noteer ook waar een ambulance kan stoppen en wie de voordeur opent. Een vrije route is een organisatorische afspraak: zet er geen dozen, fietsen of extra stoelen voor.

De vijf rollen die je vooraf aanwijst

Bij een kleine bijeenkomst kunnen één of twee mensen meerdere rollen hebben, zolang dat vooraf duidelijk is.

Coördinator: beslist of het programma pauzeert of stopt, verdeelt taken en houdt contact met locatie of hulpdiensten.
112-beller: belt bij een acute situatie en blijft beschikbaar voor vragen van de meldkamer. Deze persoon gaat niet tegelijk rondlopen.
Ontvanger: wacht bij de ingang of op het afgesproken punt en leidt hulpverleners naar de juiste plek.
Ruimtebegeleider: brengt bezoekers rustig weg van gevaar of houdt een doorgang vrij volgens de locatie-instructies.
EHBO-aanspreekpunt: weet waar de complete set ligt en ondersteunt binnen de eigen kennis. Deze rol is niet automatisch een gediplomeerde hulpverlener.

Schrijf namen én telefoonnummers alleen op als de betrokkenen daarmee instemmen. Zet een reservepersoon achter iedere rol. Wie zelf alcohol drinkt, weg moet of optreedt, kan niet zonder meer de enige verantwoordelijke blijven.

Wat staat er op het A4?

Gebruik een vaste volgorde zodat de belangrijkste informatie bovenaan staat. Zet groot: STOP PROGRAMMA BIJ DIRECT GEVAAR, gevolgd door het volledige adres, de ingang en het noodnummer 112. Voeg daarna het interne nummer of adres van de locatie toe als dat bestaat. Vermeld of er een verdieping, lift, achteringang of deurcode is. Schrijf geen code op een openbare versie die voor gasten zichtbaar hangt.

Exact adres en plaats, plus herkenningspunt voor de ontvanger.
Wie coördinator, 112-beller, ontvanger en reserve zijn.
Locatie van EHBO-set, brandblusmiddelen en uitgang volgens de locatie-afspraak.
Vrije aanrijroute en plek waar iemand hulpverleners opvangt.
Belangrijke informatie over rook, kaarsen, stroom, podium of tijdelijke inrichting.
Redenen om direct muziek en programma te stoppen.
De datum, versie en naam van degene die de kaart heeft gecontroleerd.

Spreek stopmomenten af

Een stopmoment is geen paniekknop maar een vooraf afgesproken grens. Stop direct bij brand of rook, acuut medisch gevaar, een geweldssituatie, een geblokkeerde vluchtweg of een andere situatie waarin doorgaan mensen blootstelt aan risico. Pauzeer bij water op een gladde vloer, technische storing, plotselinge overvolle ruimte of weersverandering totdat de coördinator de situatie heeft beoordeeld. Laat niemand door muziek of sociale druk wachten als veiligheid al zichtbaar in het geding is.

Gebruik één korte zin voor de groep, bijvoorbeeld: ‘We stoppen nu en houden de doorgang vrij; volg de aanwijzingen van de organisatie.’ Vermijd speculatie via de microfoon. Wijs één persoon aan die gasten informeert en één persoon die de situatie bij de ingang bewaakt. Na een incident beslis je niet automatisch dat het programma hervat; controleer eerst oorzaak, ruimte, mensen en instructies van de locatie of hulpdiensten.

Leg de EHBO-set logisch klaar

Een complete set is alleen nuttig als iedereen weet waar hij ligt en de inhoud vóór de start is gecontroleerd. Het Rode Kruis beschrijft welke onderdelen in een EHBO-set kunnen horen; neem die informatie als controlepunt en volg de gebruiks- en houdbaarheidsinstructies van de gekozen set. Voeg geen medicatie toe die je aan bezoekers gaat uitdelen. Noteer op de kaart de plek van de set, een reserve-set als die aanwezig is en wie na afloop ontbrekende materialen meldt.

Maak ook een kleine controle vóór de deuren opengaan: ligt de set zichtbaar maar buiten bereik van kinderen, zijn handschoenen en verbandmaterialen aanwezig, is de verlichting voldoende en staat er niets voor? Dat zijn praktische controles, geen garantie dat ieder incident kan worden opgelost. Bij twijfel over de ernst bel je hulp.

Oefen de kaart in drie minuten

Lees het adres hardop voor. Laat een andere organisator de EHBO-set aanwijzen, de voordeur openen en de vrije route nalopen. Vraag daarna: wie belt, wie ontvangt en wie blijft bij de groep? Als iemand moet gokken, is de kaart nog niet klaar. Maak een foto van de definitieve kaart voor de interne map, maar hang voor bezoekers alleen de informatie op die zij nodig hebben. Werk de kaart bij wanneer de zaal, ingang, rolverdeling of indeling wijzigt.

Voor de gewone voorbereiding kun je aansluiten op de gids voor een jamsessie in het park, op de praktische festivalpaklijst en op de spelletjesavondgids. Die artikelen gaan over sfeer en organisatie; deze noodkaart blijft bewust beperkt tot handelen bij een incident.

De laatste vraag vóór de start

Leg de kaart neer waar organisatoren haar onmiddellijk vinden, wijs rollen persoonlijk toe en loop de route nog één keer. Staat het adres exact op papier? Is de ingang bereikbaar? Weet iedereen wanneer het programma stopt? Is er een reservepersoon? Dan heb je voor een klein feest een proportionele basis. Het document maakt niemand tot professionele hulpverlener, maar voorkomt wel dat een eenvoudig incident onnodig chaotisch wordt.

Controleer deze afspraken opnieuw wanneer de locatie, route, begintijd of rolverdeling verandert. Noteer wat bevestigd is en wat nog openstaat, zodat bezoekers en organisatoren dezelfde informatie gebruiken. Een kleine controle vooraf voorkomt onduidelijkheid tijdens het programma en maakt de praktische keuze eenvoudiger.